無料でサブスク管理を無人化するカンタンな方法


無料でサブスク管理を無人化するカンタンな方法

無人ビジネスを構成するツールやサブスク。

支払い周期の把握や、ツールの管理などが複雑化しがちです。そのまま放っておくと、無人ビジネスが手動化し、ドンドン苦痛になってしまいます。

そこで、今日はサブスク管理を自動化する、小さなテクニックをご紹介します。

エクセルやスプレッドシートを卒業し、データベースに慣れていくためにも最適です。また、自動化のコツなどもカンタンに理解できる「しくみ」になっています。

忙しいあなたへ:要約

一人社長が経費を管理するための自動化をシェア。Airtableというクラウドのデータベースを活用し、サブスクの支払いを管理します。毎月の支払い通知も無人化されています。

働かない未来をつくる無人ビジネスとは

マイクロ法人を経営する一人社長や個人事業主がラクを極め、長く経営できるビジネス。人生100年時代にラクを極める「能動所得」と「受動所得」が一体となった投資スタイル。最新のテクノロジーで自動化されているため、複数経営はもちろん、事業承継や売却しやすいカタチ。

実装するメリット

  • コスト構造を把握できる
  • お金の管理が習慣化する
  • 投資対効果を測定できる

使用するツール

無人化のステップ

  1. サブスクの支払いをまとめる
  2. 月次請求にフラグを立てる
  3. 支払い前日にフラグを立てる
  4. 自動メール通知を設定する
完成イメージ:サブスク管理の無人化

1. サブスクの支払いをまとめる

まず、現在契約しているサブスクをリストアップします。ビジネスに使っているツールがあれば、サブスクでないものもリストアップするとコスト管理しやすいです。

私は、Bookkeeper(ブックキーパー)という擬人化されたデータベースをAirtableにつくっています。仮想の簿記係とでもいいましょうか。

そこに、Business、Education、Necessityという3つのテーブルをつくりました。テーブルはエクセルやスプレッドシートでいうシートと同じです。今回はBusinessを見ていきます。

以下のような要領で、ツール名や金額、課金開始日(引き落としの日)などを入力していきます。

サブスクの支払いを表にまとめる

手作業で入力する必要があるのは、以下5つのフィールドです。フィールドはカラムのことです。

No.

フィールド名

データ形式

用途

1

Name

一行テキスト

サブスク名、ツール名

2

Monthly

通貨

月払いのサブスクなど

3

Yearly

通貨

年払いのサブスクなど

4

Yearly Total

通貨

各ツールの年間に支払う金額

5

Date

日付

サブスク契約日、支払開始日

残りのフィールド「Monthly Payment」と「Alert」は、フォーミュラという関数・数式を入力しますので、いったん作成しないでおきます。

この状態を更新するだけでも、次のようなことが一目でわかるようになりますよね!

  • 毎年のコスト
  • 毎月のコスト
  • ツールの種類

私の場合、このコスト管理をすることで、年間24万円くらい経費としてかかっていたことが判明しました。そして、最近サブスクの断捨離を成功させ、年間18万円弱に減らすことに成功しました。

  • 24万円 - 18万円 = 6万円(年)
  • 6万円 / 12ヶ月 = 5,000円(月)

あらためて整理すると、コスト削減の大切さとインパクトが可視化されます。

注意点をひとつ。サブスクはドル支払いが多く、現在ドルに対して円がドンドン安くなっているので、適宜調整したり、支払額を少し多めに見積もることをオススメします。

2. 月次請求にフラグを立てる

次に、毎月の請求があるモノだけメールで自動通知したいので、フラグを立てていきます。

無人化ロジックとしては「月額の支払いがあるモノだけ、月額フラグを立てる」ということになります。よって、新しいフィールド「Monthly Payment」を作成し、型は「Formula」を選択してください。

月次請求にフラグを立てる

上記画像の要領で、エクセルの関数に似た数式を記述します。


IF(
    Monthly,1,0
)


これは「もし、Monthlyフィールドに値があれば1、それ以外は0」という条件式になります。よって、1の場合フラグが立っている状態ということになります。

文字ではなく数字でフラグを立てておく理由は、あとあとラクだからです。Airtableを複雑な条件で自動化するときに、文字で評価するよりゼロイチで評価するほうが圧倒的にメンテしやすくなります。

3. 支払い前日にフラグを立てる

ここで、もうひとつFormulaフィールドを追加して、メールの自動送信に使います。

無人化ロジックでいうと「月額フラグが立っているものだけ、支払日の1日前に通知対象とする」ということになります。よって、新しいフィールド「Alert」を作成し、型を「Formula」にしてください。

支払日の前日にフラグを立てる

上記画像の要領で、少し複雑な条件を設定します。


IF(
    {Monthly Payment} = 1,
    IF(DAY(Date) - DAY(DATEADD(TODAY(), 1, 'days')) = 0,
    1,0),
0
)


これは「もし、月額フラグが立っていたら日付を計算する。今日と支払日の差分が1日であれば1、それ以外は0」という条件式になります。よって、フラグが立っていた場合のみメールを送信します。

どうしてこんな条件を設定しているかというと、メール送信プログラムを毎日実行するからです。毎日ブックキーパーが支払日をチェックして、支払日の1日前にメールで知らせてくれるわけです。

4. 自動メール通知を設定する

最後に、メール送信の自動化を行います。これは、AirtableのAutomation(自動化)メニューから設定します。

完成版は以下のようになります。

自動メール通知の設定

完成版は「Find records」が3つありますが、今回の実装では1つだけでOKです。理由は、3つのテーブルをチェックしているからなので、Businessテーブルだけ検索すれば完了です。

まずはトリガーを画像のように設定してください。

トリガーの設定

設定内容は「24時間ごとにブックキーパーが支払日をチェックする」という意味です。

次に、アクションを画像のように設定してください。

アクションの設定

設定内容は「BusinessテーブルのAlertが1のモノだけ抽出する」となっています。

最後に、メール送信の条件を以下のように設定します。

送信メールの設定その1
送信メールの設定その2

設定内容が少し多いのでちょっとわかりにくいですが、やっていることは「もし、支払日が明日のモノが1件以上ある場合、その情報をメールで送る」という処理です。

細かい設定は「+」ボタンを押すと出てきます。

メール本文に使える関数一覧

Lengthというのが長さを表していて、これが1の場合、1件ヒットしたということになります。Listがヒットしたモノをリスト化したデータです。

これは見ているだけだとわからないので、実際に試してみることをオススメします!

実際、支払日の前日に送られてくるのは次のようなメールです。

実際に送信されるメールのサンプル

このメールをスマホで受け取ると「あー、明日はAWSとGoogleのの引き落としがあるな」ということがわかります。

まとめ:サブスク管理を無人化する

今日は、無人ビジネスを構成するサブスクの支払情報をまとめて、通知を自動化しました。実装したのは次のようなポイントです。

  • 情報をデータベースにまとめた
  • 年間、月間の支払いを把握した
  • 支払日の前日に通知を設定した

この管理自動化は、仮想ブックキーパーをAirtableで実装することで実現しました。いわば、あなたのアシスタントを構築したことになります。

今回の無人化でかかった費用、追加コストはゼロです!

Airtableは無料プランですし、Google Workspaceはすでに使っています。よって、無人化にかかった費用はありません。

このようにして、うまくツールを組み合わせるとコスト削減になるだけでなく、手間もストレスも減ってドンドン無人化されていくんです。

コツは「擬人化」です。

事務作業のアシスタントを実装する。セールスアドミンを無人化する。マーケティング担当を自動化する。

そんな要領で「人・役割・責任」に着目して楽しく無人ビジネスをつくってみてください!