自動化による恩恵とは

自動化による恩恵とは

自動化はデジタル活用と深い関係があります。特に最近デジタル・トランスフォーメーション(DX)が叫ばれ、中小企業のデジタル化についていろいろ取り上げられています。

中でも、ワークフロー自動化ということになると、2018年あたりからRPAやクラウド活用が強力にプッシュされている印象をうけます。しかし、現実を直視すると、あまりデジタル化がうまく行っているようには思えません。理由はコスト効果と導入方法にあると考えます。

本記事では、クラウド自動化の利益、具体例、ポイントについて取り上げます。Integromatというノーコード自動化ツールを使い、中小企業向けに「具体的で実践で役立つ」よう配慮しました。

また、ツール活用やデジタル化のサポートとして、無料コミュニティのご案内もしています。

この記事でわかること

  • ワークフローの自動化による利益
  • 事例から理解する自動化ポイント
  • ノーコードが中小企業に向く理由

自動化がもたらす利益

ワークフロー自動化で得られる利益とは何でしょうか?

利益は主に2種類あります。ひとつはメリット、もうひとつはベネフィットです。つまり「短期的な利点」と「長期的な恩恵」といえます。平たくいえば「仕組み化による利益」です。

短期的利点、つまりアウトプットは時間の節約やコスト削減です。会社員でも自営業でも自身の労働時間はコストですから、時間の節約は計測可能なメリットになります。

長期的利点、アウトカムは成果ということですから、例えばより価値のある仕事や新規事業に時間を使えるようになり、事業転換が成功したというような長期視点での恩恵があります。

前者は単純なアウトソーシングやクラウド化によってなされてきました。後者は、BPOと呼ばれる規模の大きいアウトソーシングやオフショア、RPAへの投資などが代表的です。

しかし、ニュースやネット記事から漠然と情報は得ているものの、利益を体感したことがないというケースも多いです。特に、中小企業や個人は「とりあえず頑張ればなんとかなる」ということで、検討を先送りしてしまうこともあります。

まとめると、自動化がもたらす利益とは短期的な利点と長期的な恩恵の2種類です。それは、時間・コスト的メリット、より価値のある仕事へのシフトです。

ここからは、自動化がもたらす利益を得るために、実際に想定される例をみていきます。

クラウドでタスクを自動化

ブルシット・ジョブ(意味のないタスク、クソ仕事)が世界的問題になっています。

端的にいうと、テクノロジーの恩恵(ベネフィット)を享受するはずが、長時間労働から開放されていないという問題です。むしろ、テクノロジーによって仕事が増えています。

なぜそんなことが起きるのでしょうか?

政治・経済の深い話は避けますが、身近な原因として「テクノロジーを扱えていない」ことが挙げられます。むしろ、テクノロジーに翻弄されているのが現状です。

これは、普段やっているルーティンに慣れすぎていて気づきにくいことも多いです。例えば、メールでExcelの添付ファイルをデスクトップにダウンロードし、Google DriveにアップロードしてGoogle Sheetsに変換してチームで編集可能にし、リンクをSlackで共有する、といったケースです。ここでは、少なくとも4つのタスクがバラバラに実行されています。

ExcelからGoogle Sheetsへの変換はともかく、いくつかのタスクはすぐに自動化できます。

次に、社外メンバーや顧客とミーティング調整する際に、メールやメッセージを何度もやり取りするようなケースです。測ってみるとわかりますが、実はお互いかなりの時間を浪費しています。メールソフトに張り付く時間もハッキリいってムダですから、Calendlyのようなツールでスパッと解決するのがグローバル共通の解決策です。

CalendlyやHubSpotを使えば無料で実装可能です。詳しく知りたい方は、実際に筆者とミーティング調整を試すことも可能です。詳しくは、記事最後に記載します。

まとめると、テクノロジーを適切に扱えないことが原因で、テクノロジーに使われてしまっている。それによってブルシット・ジョブから脱却できないケースがある。解決策はクラウドタスクの自動化から小さくスタートすることです。

中小企業向け自動化ツール

次に、中小企業や個人のデジタル活用とクラウドタスクの自動化について検討します。ここからは、自動化をビジュアルで確認し、利用を具体的にイメージいただけるようにしました。

自動化ツールとして採用するのは、Integromat(インテグロマット)というツールです。

このツールを採用する理由はいくつかありますが、まず安い。これが一番大きいです。次に、かなり複雑な自動化もビジュアルで設定可能。これは、慣れてしまえば導入コンサルタントや専任エンジニアが不要であることを意味します。情報システム部門があれば事足ります。

体感的な操作でいうと、RPAでいうUiPathの10倍はカンタンだと思っていただいてOKです。

では、マーケティング・オートメーション事例を確認します。

以下のスクリーンショットは、実際にエシカルワークスで運用されているワークフロー自動化の例です。Integromatの設定画面をそのまま掲載しています。

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ここで自動化されている処理は以下です。

  1. ウェブサイト訪問者はメールアドレスを入力して資料請求を行う(日・英)
  2. システムは入力されたメールアドレスをメール配信ツールに登録
  3. システムは入力されたメールアドレスを顧客データベースに登録
  4. システムはクラウドストレージから営業資料リンクを取得(日・英)
  5. システムは営業担当のメールアドレスから営業資料を送付(日・英)

上記ワークフローは、人力対応している企業も多いはずです。

これにより、ウェブサイトからの資料請求対応は自動化され、フォローアップは顧客データベースにアプローチすれば運用可能です。また、メール配信サービスに登録しているということは、後にブログ更新や資料ダウンロード通知が送れる状態にあるということです。

個人事業主や一人会社(カンパニー・オブ・ワン)にとって「時間」は貴重な資源ですから、こういった仕組みはジワジワ効いてきます。

マーケティング・オートメーションというと、アドビに買収されたMarketo(マルケト)やアメリカのHubSpot(ハブスポット)、セールス・オートメーションではSalesforce.com(セールスフォース)など、高レベルなものがドカーンと出てきますが、もっとシンプルに実装可能です。

少なくとも、上記は月額5,500円程度の運用費です。ザックリ内訳は自動化1,200円、ウェブサイト3,500円、G Suite利用料800円です。単体の自動化だけではないため、包括的なDX費用です。

あまりオススメしませんが、時給換算してみるとよくわかります。例えば時給10,000円のコンサルタントであれば、毎月30分程度の時給でかなりの自動化が実現できます。それを手作業でやることのムダが視えてくるはずです。もちろん、最初は手作業で様子を見るのもひとつです。

中小企業のよくある失敗例は、ソリューション選定に時間をかけ、性能要件を満たした高額なシステムを導入し、やっぱりつかえませんでした… というものです。特にマーケティングやセールスまわりでよく見られる光景です。

このポイントに手を入れるだけで、100人規模の会社で年間1,000万円レベルのインパクトになるケースもあります。この金額はあくまでシステム開発・導入・運用の金額ですから、それに時間的価値とコストを加えるとそれなりのことになります。

まとめると、自動化できるポイントはたくさんあります。まずはウェブサイトやクラウドなど、すでにある程度自動化されているところに「安価で多くのことができる」Integromatのようなツールを仕込んでみることをオススメします。

まずは少しずつやってみる

最後に、もうひとつIntegromatで小さく試せる自動化の例を確認して終わります。

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これもビジネスではよくあるケースですが、メールの添付ファイルをクラウドストレージに保存するという自動化です。実際はもう少し複雑な処理を入れる必要がありますが、応用可能です。

例えば、ウェブサイトのフォーム経由でテキストと添付ファイルを受け取るとします。その際、受取先のグループメールを誰かが処理しなくても、自動でテキストと添付ファイルをクラウドに保存し、Slackで通知することができます。

少しの費用と想像力があれば、ブルシット・ジョブから徐々に抜け出せることがわかりました。これは、ノーコードでウェブサイトがつくれるのに、20年前と同じ方法でウェブサイトを制作し、時間をムダにしないことと同意です。

価値は時間をかけて何かをつくれば産まれるわけではありません。それは、単に努力していれば結果は出るという思い込みと同じです。ムダな努力はブルシット・ジョブです。

エシカルワークスはIntegromatの公認パートナーとして、簡易的なテクニカルサポートを無料で提供しています。資料の翻訳も随時行っています。それらサービスを活用いただけるよう、無料の招待制コミュニティ「エシカルトライブ」の運用を(試験的に)開始しました。

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