エフォートレス:ラクを極めるZoom自動化テンプレート

エフォートレスなZoom自動化

今週、自動化テンプレートの販売を開始しました。

Integromat自動化サンプル集というサイトから購入できるようになっています。

自動化テンプレート

まずは動画アクセスが多かった3つをテンプレート化し、各チュートリアル・ページで購入できるようにしました。

自動化テンプレート購入におけるインパクト、開発コストの比較、投資対効果については、Integromat日本コミュニティのブログ記事「ラクを極める自動化テンプレートを販売開始」で詳しく解説しています。

数字やデータもご確認いただけるようになっています。

本記事では、Zoom自動化テンプレートをピックアップして、解説していきます。

Zoom自動化テンプレート

Zoom自動化シナリオ

この自動化テンプレートは、Calendly、Googleカレンダー、Zoom、Gmailを連携する自動化で、筆者のYouTubeチャネルの中で一番視聴されたサンプルをベースにしています。

動画でデモンストレーションしたサンプルよりも、拡張されています。そして、筆者も日常的に使っているものなので、検証も終わっています。

Calendlyというツールを使わなくても、少し修正するだけで、Googleカレンダー、Zoom、Gmailの連携として使うことが可能です。

ワークフローを分析すると「71%」の人力タスクが自動化できるようになっています。

  1. 運営者は見込み客にシステムのリンクを送る
  2. 見込み客はシステムからミーティングを申し込む
  3. システムは予定をカレンダーに新規追加する
  4. システムはZoomミーティングを作成する
  5. システムはZoomパスワードを生成する
  6. システムはカレンダー予定を更新する
  7. システムはZoomリンクをメール送信する

詳細は「Integromat自動化サンプル集」の解説ページをご確認ください。

ビデオミーティングの課題

Calendlyの予約画面

日本でも、ZoomやGoogle Meetを使ったミーティングが普通になりました。とはいえ、状況を観察してみると、日程調整や機器の扱いに時間をとられているケースが多いようです。

これはビジネス・ミーティングに限った話ではありません。

セカンドオピニオン系のサービスや遠隔医療なども同じで、予約プロセスが統合されていないという課題を聞くこともあります。

一連のタスクとフローを人力でバラバラにこなしていると、それだけで1日の60%くらいの時間を浪費してしまいます。

1日のうち60%が「仕事のための仕事」に費やされている。つまり、半分以上が価値を生まないタスクに占有されていることを意味します。

ここでいう「仕事のための仕事」とは、ツールの設定、ミーティングの調整、資料のまとめ、データの収集などです。

いいかえると、目的のための手段に大量の時間を使っている状態です。

ソリューションと投資効果

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今回、解決策は「ミーティング予約の自動化」です。そして、解決策を導入・実装する最もラクな方法が「自動化テンプレートの購入」となっています。

なぜでしょうか。

まず、数字をサマリーにします。

  • 71%の人力タスクを削減
  • 67%〜90%の導入コストを削減
  • 36%のプロセスを削減
  • 5つの開発ステージを削減

普通に考えて、尋常ではないインパクトです。

71%の人力タスクを削減

まず、自動化テンプレート導入におけるインパクトに前述の人力タスク削減があります。

このインパクトはワンタイムではありません。ミーティングが発生するたびに労力が71%削減されるわけですから、持続可能なインパクトといえます。

67%〜90%の導入コストを削減

次に、導入コストですが、これは開発コストと捉えることもできます。

ひとつの自動化を実装する、という条件で筆者が考えた場合、価格は以下のようになります。

  • コンサル = 100,000円(税込)
  • 試作品開発 = 30,000円(税込)
  • テンプレート = 10,000円(税込)

レディメイド(出来合いのもの)を使うことで、最大90%のコスト削減になるのであれば、初期コストとしてのインパクトは大きいです。

36%のプロセスを削減

プロセスの削減は、依頼から納品までの一連のプロセスを指します。

まず、通常の発注から納品までのプロセスを分析すると、最低「11ステップ」必要になります。その中に複数のタスクが含まれますから、膨大な時間と人的コストがかかります。

自動化テンプレートを購入すると最低「7ステップ」で完結します。導入フェーズで「36%のプロセス削減」になるわけです。

それだけでなく、打ち合わせなどの対人タスクがないため、タスクの重さと数が圧倒的に少なくなります。

それが、10,000円(税込)の自動化テンプレートを購入してインポートし、ご自身の環境に合わせて設定を変更するだけで動くとしたら、初期コストは大幅に削減できます。

せっかく自動化するのですから、導入プロセスも削減したいものです。

5つの開発ステージを削減

最後に、開発ステージを検討していきます。以下の5つのステージがすでに完了しているのが、自動化テンプレートのメリットです。

  1. 課題の抽出
  2. アプリ設計
  3. アプリ実装
  4. 検証・修正
  5. 実際に運用

上記5ステップが、前述の11ステップある導入プロセスに内包されていきます。タスクが入れ子になる場合もあります。

自動化テンプレートは、実際に運用されているもので5ステージをクリアしています。運用されていないものでも4ステージがクリアされた状態で出荷されているので、効率が良いわけです。

ざっくばらんにいってしまえば、他人が苦労した部分を省くことができるのです!

エフォートレスに自動化

私たちが考えたいのは、どうしたら手順を実用最小限におさえ、労力を限界まで減らすことができるかです。

同じ目的を達成するために半分以下のエネルギーで済むのであれば、そうしたほうが良いからです。しかも、成果物の見せ方やフォーマットも変えてしまって良い場合すらあります。

例えば、毎回手書きのメールは自動送信してしまって問題ないケースが多いです。

成功要因は、統合です。

どれだけバラバラ感をなくせるか。これが、自動化において最も重要なポイントです。ここでいう自動化とは、機械化だけでなく、儀式化や習慣化も含まれます。

タスクとタスクをリンクさせ、最適な順番でこなしていく。それを機械に任せてしまえば、自分の役目は「確認だけ」で終わり。という状態に進化していきます。

それこそ、エフォートレス思考であり、ラクを極めるということです。

自動化テンプレートの購入

Zoomの設定詳細

自動化テンプレートの購入を検討されている場合、Integromat自動化サンプル集のチュートリアルページにアクセスして、検討いただくことが可能です。

当該ページには、動画による自動化の解説、画像による実装内容の説明、文章による詳細説明、そして応用と拡張のアイディアが含まれています。

それらの情報をじっくり検討いただき、納得いただけたらオンラインで購入いただけます。

つまり、セールスパーソンと打ち合わせを重ねる必要もありません。オンラインコースを受講する要領で動画をチェックいただけますし、ネットでリサーチするかのごとく、仕様をチェックすることが可能です。

詳細は以下のページをご確認ください。

テンプレートのインポートの方法については、以下のページで解説しています。

購入にあたり、プライバシーポリシーやサービス利用規約もご確認いただけます。

2021年は、最適化の年でした。2022年は「機知に富んだ」年になると予測しています。ぜひリソースフルな1年を最適な自動化とともにお楽しみください。

みなさまに、すべての可能性が開かれていますように!

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