データとストーリーで見る自動化の成功要因

自動化の成功要因

今日は「自動化を成功させるポイント」についてデータから紐解いていきます。

結論:自動化の成功要因

まず、結論です。自動化を成功させるためには、事前に業務・習慣・情報を整理しておくことがとても重要です。とんでもなく重要です、といっても過言ではありません。

想像してみてください。テクノロジーに振り回され、クソ仕事マシーンになっている自分を。1日の62%をムダな仕事に費やしていることに気づいた瞬間を。

集中力を細切れにするSlackの通知。感情を逆なでする空気の読めない大量のメール。右から左へスルーするだけのタスク管理者。際限なく導入される新しいツールの数々。

想像ではなく、思い出したのではないでしょうか。つい先週起きたデキゴトを。それが情報社会で生活している私たちの現状です。いえ、惨状といっても過言ではありません。

つまり、自動化の成功要因は「組織と個人の断捨離」なのです。

自動化失敗の原因

問題:自動化失敗の原因

ここからは、逆のパターンである失敗要因を調べていきます。

結論は「統合されていない情報の構造とフロー」です。これはテコの原理でいうと中核となる中程度のレバレッジに相当します。

中核である理由は、情報社会の中核が情報の構造とフローだからです。そして、それが表層的な問題のほぼすべてに関係しています。

その分断された情報構造とフローを、コミュニケーションの観点から調べていきます。

数字で見る注意力と問題の関係

まず、解決しなければならない惨状をデータで確認します。

書籍「超没入 メールやチャットに邪魔されない、働き方の正解」に書かれている情報から、現状を確認します。特に文脈切り替え(コンテキスト・スイッチ)と呼ばれる問題についてです。

  • 126通 - 1人が1日に送受信するメールの平均
  • 6分 - メールやチャットを確認する頻度
  • 40分 - 集中して仕事に取り組んだ最長時間

次は、Asanaが実施した調査からさらにアプリの切り替えで起きる問題について確認します。

  • 30回 - 1日13アプリを切り替える回数
  • 27% - 情報を見逃している人の割合
  • 62% - 仕事のための仕事についやされる割合

最後に、Tessianというメール・セキュリティの会社が発表しているデータから、メール関連で発生するセキュリティ上の問題について確認します。

  • 40% - 過去1年でメールを誤送信した人の割合
  • 45% - 過去1年で燃え尽きを体験した人の割合
  • 52% - 詐欺リンクをクリックした人の割合

データの鮮度は、だいたい2019年から2022年です。よって、現在の状態を象徴的に表していると考えて問題なさそうです。

数字をストーリーにあてはめる

数字というのは抽象的です。具体性に欠けるため、ストーリーにあてはめてみます。少々長いので音声をつくってみました。

冒頭で、想像してみてください。テクノロジーに振り回され、クソ仕事マシーンになっている自分を。と述べたシチュエーションを使います。

さて、みなさんはスマホとパソコンで仕事をしているリモートワーカーです。最近では、オフィスに行くことも減り、週に2回くらいで済むようになりました。流行りの「ハイブリッド」です。

お使いのスマホにはLINE、Slack、Gmail、カレンダー、Zoomなどがインストール済み。いつでもスマホで対応できるようにしてあります。

パソコンには、Google WorkspaceもしくはMicrosoftのOfficeスイートが入っています。もちろん、Zoomもインストールして、背景画像にQRコードまで仕込んであります。

スマホは、仕事とプライベートが混在しています。LINEでプライベートなメッセージを送受信。Gmailでプライベートと会社のアカウントをスイッチできるようになっています。Slackは会社や外部のパートナーとのやりとりに使っています。

もちろん、通知はすべてオン。

パソコンも新着メールが来たら画面右上にバナーが出るようになっているので、すぐに反応できるようにしてあります。Slackは音がなるようになっていて、Facebookのメッセンジャーも音で通知されるようになっています。

自宅には、犬がいて、子供もいます。アナタが男性であれ、女性であれ、トランスジェンダーであれ、ゲイであれ、関係ありません。犬が気になったり、子供がしょっちゅう気になります。

なので、ミーティングは車の中から参加したりしています。

毎週出社は金曜日。レポートのために、Excel、スプレッドシート、パワポ、ネット、メールなどからデータを引っ張ってきて、見やすくまとめてプレゼンできるよう準備します。

資料作成の間に、Slackで開発パートナーから仕様確認が来ます。役員からPDFが添付されてきます。Facebookがピコーン。LINEがブルブル。通知で集中できません。

あ、メールの宛先を間違えてしまいました。

さらに、情シスから来たっぽい「メールの受信箱がいっぱいです」というメールのリンクをクリックして、パスワードをリセットしました。あれ、これ…。

フィッシングメール!!!

誤送信したメールには、社内の会計情報とCONFIDENTIALなスライドが添付されていました。さらに、パスワードをリセットしたメールが、会社のセキュリティに引っかかって止まってしまいました。ああ、Facebookのアカウントも乗っ取られていて、暗号通貨の詐欺投稿を連発しています…。

ちょっと長くなりましたが、あながち誇張とはいえないインパクトがあります。

問題の解析

解析:問題は何だったのか

では、解析の時間です。いったい、問題は何だったのでしょうか。

社内の規則でしょうか。アプリでしょうか。使っているツールの量でしょうか。それとも、リモートワークやハイブリッド勤務のせいでしょうか。顧客や上司の丸投げスタイルでしょうか。

どうやら、それらは根本原因ではないようです。

ここで思い出したいのは「情報の構造とフロー」です。いいかえると、どのように情報を扱っているか、そのシステムがおかしいのではないかということです。

先程のストーリーを最悪のシナリオとして単純化すると、こうなります。

  1. 情報を制御しない
  2. 情報に振り回される
  3. 気が散り、ストレスが溜まる
  4. 仕事の質が下がっていく
  5. ミスを連発する
  6. 重大な問題を発生させてしまう

では、このシナリオを逆転させて最高のシナリオにしてみます。

  1. 情報を意識的に制御する
  2. 情報を有効に扱える
  3. 集中し、ストレスを制御できる
  4. 仕事の質と効率がアップする
  5. ミスを事前に予防する
  6. 自分と組織の信頼を高める
  7. 利益がアップし、ブランド価値が高まる

反転することで、ステップが1つ増えてマジックナンバー「7」になりました。

これはどういうマジックでしょうか。それは、売上ではなく「利益」に着目し、利益アップを仕事の質とブランド価値に結びつけているということです。

そこから逆算して、ミクロもマクロも情報を意識的に制御する。つまり、情報の構造を整えておく。すると、水の流れと同じで、情報のフローも適切になっていく。

ということは、ミスやストレスをなくすことはできなくても、大幅にカットする、予防することが可能になります。その結果、仕事の質が利益と価値につながります。

自動化の成功

結論:成功した結果の世界

ここでのポイントは「利益 ≠ 売上」ということです。

価値と利益はお金でいう価格に関係します。神田昌典さんの本によると、価格とは「格に値する」というように書かれていました。

つまり、価格を上げて売上が下がっても利益が出せるようになっていく。なぜなら、ブランド価値と仕事の質に信頼があるから。というロジックです。

そこにコスト削減という意味での断捨離や自動化が入ってくることになります。

まず、断捨離でコストを削減し、リスクを予防する。次に、自動化でコストをさらに削減し、人間の時間という価値を創出する。そこから価格が上がり、利益が上がり、信頼口座が増えていく。

これを超短期視点で目先の利益(という名の売上)に執着して「集客!売上!時短!自動化!」とやっていくと、どうなるかはもう明らかになったのではないかと思います。

とはいえ、断捨離や自動化が売上や集客に貢献しないということではありません。

令和の自動化は、質と価値にフォーカスした中長期的なソリューションになるはず。それは、SDGs・ESGな経済トレンドからも予測できるのではないでしょうか。

エシカルワークスがご提供する自動化コンサルは、質と価値にフォーカスしています。それを、情報構造とフロー、段階的な自己組織化など、効果の高いレバレッジを効かせることで実現するようデザインされています。

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